Quand plusieurs entreprises interviennent sur un même site, la coactivité devient rapidement un défi : risques d’interférences, documents épars, versions multiples, signatures manquantes, analyses de risques qui évoluent au fil du chantier… Dans ce contexte, la performance QHSE repose autant sur la qualité du plan de prévention que sur la capacité à le mettre à jour, le partager et le faire appliquer simplement sur le terrain.
Leaneo est un plan de prévention logiciel conçu pour couvrir les exigences réglementaires QHSE, pour des plans annuels comme ponctuels, tout en apportant des outils concrets pour réduire les interférences, gagner du temps et fiabiliser l’exécution opérationnelle.
Pourquoi la gestion des plans de prévention est un levier majeur de sécurité (et d’efficacité)
Dans la réalité, un plan de prévention n’est pas seulement un document à produire : c’est un processus. Il implique des acteurs internes et des prestataires, des informations qui doivent être à jour (habilitations, accès, autorisations), des validations, et des ajustements en continu selon l’évolution du chantier.
Un outil adapté aide à passer :
- d’une logique de documents à une logique de pilotage;
- d’un plan théorique à un plan consulté, compris et signé par les intervenants ;
- d’une prévention figée à une révision continue basée sur le terrain (retours, presque-accidents, changements d’environnement).
Leaneo s’inscrit précisément dans cette approche : rendre le plan de prévention opérationnel et vivant, tout en assurant la traçabilité attendue par les exigences QHSE.
Répondre entièrement aux exigences réglementaires QHSE : ce que Leaneo prend en charge
Leaneo est conçu pour accompagner les plans de prévention annuels comme ponctuels, en outillant les étapes clés : préparation, consultation, validation, signature, archivage, diffusion et révision.
1) Une visibilité claire de la coactivité, avec plusieurs prestataires sur un même plan
La coactivité implique souvent plusieurs entreprises et des équipes multiples. Leaneo permet d’associer plusieurs prestataires sur un même plan de prévention afin de renforcer la lisibilité des interventions et des responsabilités. Résultat : une meilleure compréhension des zones d’interférences potentielles, et une coordination facilitée.
2) Consultation facilitée et signature électronique par les intervenants
La mise à disposition du plan de prévention sur Leaneo aide chaque prestataire à prendre connaissance du contenu plus facilement. Selon les besoins, les intervenants peuvent également signer électroniquement, ce qui simplifie la collecte des validations et renforce la traçabilité (sans dépendre de scans et d’échanges dispersés).
3) Confirmation et révision continue de l’analyse de risques
Un plan de prévention efficace repose sur une analyse de risques pertinente et actualisée. Leaneo permet de confirmer à chaque chantier la pertinence de l’analyse de risques, et de réviser le plan à tout moment si nécessaire, notamment pour intégrer des risques insuffisamment identifiés en amont.
Ce fonctionnement est particulièrement utile lorsque :
- l’environnement de travail change (accès, coactivité accrue, conditions météo, phases de production) ;
- les moyens changent (engins, modes opératoires, sous-traitance, horaires) ;
- un retour terrain met en évidence un risque ou une mesure préventive à renforcer.
4) Personnalisation et archivage sécurisé au format PDF
Leaneo permet de personnaliser le plan de prévention au format PDF pour qu’il corresponde précisément à votre environnement et à vos besoins. Les documents peuvent ensuite être archivés de façon sécurisée au format PDF.
Cette logique s’étend aux documents sécurité associés, tels que :
- les permis industriels;
- les autorisations de travail;
- les permis feu;
- les documents d’accès et autres documents liés à la sécurité du site.
5) Envoi automatique aux parties concernées
Pour éviter les oublis et réduire les relances manuelles, Leaneo permet l’envoi automatique du plan de prévention aux parties intéressées. Cela contribue à une diffusion plus fiable des informations sécurité, notamment lors de mises à jour ou de révisions.
Améliorer la sécurité sur les chantiers : réduire la coactivité grâce à des fonctionnalités terrain
Au-delà de la conformité, l’enjeu principal reste la sécurité réelle sur le terrain. Leaneo met l’accent sur des fonctionnalités qui rendent la prévention plus concrète, plus partagée et plus réactive.
Cartographies interactives : visualiser les interventions et anticiper les interférences
Leaneo propose des cartographies interactives pour localiser précisément interventions et chantiers. Cette visualisation aide à suivre les interférences en temps réel ou par anticipation, ce qui facilite :
- la planification des interventions (quand, où, avec qui) ;
- la réduction des conflits de coactivité ;
- la communication entre QHSE, maintenance et production.
Chat intégré : signaler les quasi-accidents et mieux partager le retour d’expérience
La prévention progresse quand l’information circule vite. Grâce à une fonction de chat intégrée, Leaneo permet d’identifier et de communiquer en temps réel sur les presque accidents (quasi-accidents) avec les intervenants concernés. Cela favorise un traitement plus rapide des situations à risque et une meilleure diffusion des bonnes pratiques.
Alertes sur habilitations et documents expirants : maintenir la conformité au fil du temps
La maîtrise des habilitations est un point sensible, surtout avec des prestataires multiples. Leaneo peut alerter automatiquement lorsque les habilitations des prestataires ne sont plus à jour. Cette approche réduit les risques de démarrage d’intervention avec des prérequis incomplets et facilite la préparation en amont.
Points sécurité et qualité : structurer les échanges terrain
Leaneo permet d’organiser régulièrement des points sécurité et qualité pour les équipes, avec des retours d’information terrain. C’est un moyen efficace de renforcer l’alignement entre exigences QHSE, contraintes opérationnelles et réalité chantier.
Gagner du temps sans sacrifier la rigueur : des outils pensés pour les opérationnels
Une solution QHSE performante doit être adoptée sur le terrain. Leaneo met en avant une utilisation simple et intuitive, avec des fonctionnalités qui accélèrent la préparation et l’exécution.
Saisie mobile, y compris hors connexion, avec synchronisation automatique
Leaneo permet de saisir des informations sur smartphone et tablette, même sans connexion internet. Les données se synchronisent automatiquement dès que l’appareil est connecté. Cela répond aux contraintes fréquentes des sites industriels ou des zones à couverture limitée, tout en conservant la continuité du suivi.
Listes de risques et mesures préventives associées : standardiser pour mieux personnaliser
Leaneo permet de choisir des risques à partir d’une liste préalablement renseignée, avec des mesures préventives associées. Cette approche :
- améliore l’homogénéité des plans ;
- réduit le temps de saisie ;
- facilite la qualité de l’analyse, grâce à une base structurée.
Duplication et réutilisation : capitaliser sur l’existant
Pour les chantiers récurrents ou les contextes similaires, Leaneo permet de dupliquer des plans de prévention et d’enregistrer les risques et mesures propres à une installation afin de les rappeler plus facilement. Le bénéfice est double : vous gagnez du temps et vous renforcez la cohérence entre interventions.
Photos terrain intégrées au PDF et personnalisation des documents
Sur le terrain, une image bien choisie peut clarifier une consigne plus vite qu’un long paragraphe. Leaneo permet d’incorporer aux PDF des photos prises depuis un smartphone ou une tablette, sur lesquelles il est possible d’écrire ou de dessiner pour préciser un risque, une zone ou une mesure.
La personnalisation du PDF est également mise en avant pour adapter la restitution à votre contexte, notamment via un éditeur de type Microsoft Word intégré à Leaneo, afin de produire un document final aligné avec vos standards internes.
Aller vers le zéro papier : centraliser plans, permis et autorisations dans un même environnement
La digitalisation prend tout son sens quand elle réduit vraiment la fragmentation. Leaneo vise à regrouper plusieurs processus sécurité dans un seul outil, en les reliant pour éviter qu’un élément critique soit oublié.
Une centralisation cohérente des documents sécurité
Leaneo permet d’associer sur un même logiciel :
- les plans de prévention;
- les autorisations de travail;
- les permis feu;
- les consignations;
- les permis de pénétrer;
- les permis by-pass;
- les permis de fouilles;
- les audits sécurité, etc.
En reliant ces éléments, vous renforcez la synergie entre les services QHSE, maintenance et production, et vous réduisez les redondances entre formulaires.
Workflows, rondes permis feu et évaluations (QCM) : structurer l’exécution
Leaneo permet de créer des workflows spécifiques avec les acteurs nécessaires, par exemple pour des accès à des installations et des sites industriels. Le logiciel permet également de gérer et enregistrer des rondes nécessaires dans certains contextes (comme les permis feu) et de réaliser des évaluations sous forme de QCM auprès des prestataires avant la délivrance de permis d’accès.
Collaborer plus efficacement avec les prestataires : un espace dédié et des échanges tracés
La prévention est plus robuste quand les prestataires sont impliqués en amont. Leaneo permet de les associer au processus digitalisé en leur créant un espace dédié pour interagir plus efficacement.
Dans cette logique, il devient possible de :
- mettre à disposition les exigences sécurité;
- demander aux prestataires de renseigner en amont leur analyse de risques propre à leur activité, pour l’annexer au plan de prévention ;
- accélérer les validations grâce à la signature électronique et à l’horodatage des échanges ;
- mettre en place des envois automatiques, des alertes et des relances par mail ou SMS.
Le bénéfice est immédiat : moins d’allers-retours, une préparation plus fluide, et un meilleur alignement sur les attendus QHSE avant l’arrivée sur site.
Intégration avec la GMAO et les logiciels QHSE : éviter les silos
Pour de nombreuses organisations, l’efficacité dépend de la capacité à relier les outils. Leaneo peut synchroniser des données avec une GMAO ou d’autres logiciels QHSE si besoin. Cette intégration vise à maintenir une information cohérente entre planification maintenance, exigences sécurité et suivi QHSE, tout en évitant les doubles saisies.
Tableau récapitulatif : fonctionnalités Leaneo et bénéfices opérationnels
| Fonctionnalité | Ce que ça change au quotidien |
|---|---|
| Association de plusieurs prestataires sur un même plan | Meilleure visibilité de la coactivité et des responsabilités, coordination simplifiée |
| Consultation du plan et signature électronique | Diffusion plus fiable, validations plus rapides, traçabilité renforcée |
| Confirmation et révision continue de l’analyse de risques | Plan vivant, ajusté à la réalité chantier, réduction des angles morts |
| PDF personnalisable et archivage sécurisé | Documents conformes à vos standards, conservation structurée, accès rapide |
| Envoi automatique aux parties concernées | Moins d’oublis, meilleure diffusion, relances réduites |
| Cartographies interactives | Anticipation des interférences, planification plus sûre des interventions |
| Chat intégré quasi-accidents | Signalement plus rapide, partage d’information immédiat, culture sécurité renforcée |
| Alertes habilitations expirantes | Prévention des non-conformités, sécurisation des accès et démarrages de chantier |
| Saisie mobile hors ligne + synchronisation | Continuité opérationnelle sur site, adoption terrain facilitée |
| Duplication et réutilisation des risques / mesures | Gain de temps, standardisation, qualité plus homogène |
| Intégration GMAO et logiciels QHSE | Moins de silos, cohérence des données, processus mieux alignés |
Exemples d’usages concrets (scénarios) pour projeter vos gains
Scénario 1 : plusieurs entreprises sur une même zone avec risque d’interférences
Grâce à l’association de plusieurs prestataires sur un même plan et à la cartographie interactive, l’équipe QHSE identifie plus facilement les zones de coactivité. Elle peut ajuster l’organisation (phasage, accès, consignes) et partager une information lisible à tous les intervenants.
Scénario 2 : un chantier qui évolue et nécessite une mise à jour rapide du plan
Plutôt que de repartir sur un nouveau fichier et multiplier les versions, Leaneo permet de réviser le plan à tout moment, en intégrant des risques apparus en cours d’exécution. La diffusion automatique contribue à ce que les parties concernées reçoivent la bonne information.
Scénario 3 : habilitations prestataires à suivre sur une période longue
Avec les alertes automatiques sur habilitations expirantes, les équipes anticipent les mises à jour, réduisent les blocages de dernière minute et sécurisent la conformité documentaire liée aux interventions.
Comment réussir votre déploiement : les bonnes pratiques pour maximiser l’adoption
Un logiciel délivre ses bénéfices quand il est utilisé de manière cohérente par tous les acteurs. Pour tirer le meilleur de Leaneo, les pratiques suivantes sont généralement déterminantes :
- Standardiser une base de risques et de mesures préventives, puis laisser les équipes personnaliser selon le chantier.
- Impliquer les prestataires en amont via leur espace dédié, afin d’obtenir des analyses de risques mieux préparées.
- Clarifier le circuit de validation et la responsabilité des mises à jour (qui révise quoi, et quand).
- Favoriser les usages terrain (mobile, photos, chat quasi-accidents) pour que la prévention soit connectée au réel.
- Relier les processus (plans, permis, autorisations) afin de limiter les redondances et de gagner en cohérence.
À retenir : conformité QHSE, coactivité mieux maîtrisée, et efficacité opérationnelle
Leaneo se positionne comme un logiciel complet pour la gestion des plans de prévention, avec une couverture des besoins QHSE pour des plans annuels ou ponctuels. Son approche associe conformité (consultation, signature électronique, archivage PDF, diffusion) et efficacité terrain (cartographies, chat quasi-accidents, alertes habilitations, mobilité hors ligne, duplication, intégrations).
En centralisant plans, permis et autorisations et en renforçant la collaboration avec les prestataires, Leaneo aide à rendre la prévention plus simple, plus partagée et plus actionnable sur le terrain, au service d’un objectif clair : améliorer la sécurité et réduire la coactivité de façon durable.
